会社の設立や変更などの登記申請にあたり、登記申請書に添付する添付書類の中で別紙（OCR用申請用紙）と呼ばれる書類があります。
これは法務局へデータとして登録する内容（登記すべき事項）を記載する書類です。この書類に記載された内容がそのまま登記簿謄本へも反映されます。
この別紙は必ずしも用紙に印刷しなければいけないものではありません。
もし登記を電子申請によって行うのであればデータのままで構いませんし、法務局へ提出する時にもデータをそのままCD-RかFDへ格納して提出する形でも大丈夫です。
OCR用紙に印刷しないのであれば、法務局へわざわざ用紙をもらいにいかなくてもいいですし、押印せずに済むので少し楽です。
電子申請で登記を行う場合の話については、どちらかと言えば司法書士さんの業務範囲になりますので省略します。今回は法務局で直接FD（フロッピーディスク）やCD-Rなどの磁気ディスクに登記すべき事項のデータを格納して提出する時の話です。
この別紙に記載する内容の様式などについては、以前の記事で書きましたのでここではあまり触れずにおきます。
磁気ディスクで提出する方法と言っても特別な事はありません。やる事と言えばOCR用紙に印刷する前のデータをそのままCD-R等に保存するだけの事です。
■使用できる磁気ディスクの種類
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フロッピーディスク（3.5インチ、2HD）
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CD-R（CD-RWは使用できません。）
■記録の方法
・ファイル形式はテキスト
つまり拡張子【.txt】で保存する必要があります。
Word等で書類データを作成した場合にはファイル形式を変えておきましょう。windowsならメモ帳などにコピペすればOK。
・ファイル名は任意の名称.txt
ファイル名についてはそんなに決まりはありません。
法務局でもらえる手引きなどには「役員変更.txt」などのようにと例示されていますが、「別紙.txt」や「OCR用紙.txt」などであっても問題があったという話は聞きませんので大丈夫です。
その他内容に関して「全角大文字のみで記載する」や「住所や氏名などに空白スペースを含めない」などについては、以前の記事に書いたとおりです。
ルールは守って記載しましょう。
この記載ルールの中の「全角大文字のみで記載する」に、ひとつだけ注意点があります。
登記事項の中で、公告の方法として【電子公告】を選ぶ事があります。
この場合は登記すべき事項の中に公告をするサイトのURLを記載しなければなりません。
このURLも半角英数字ではダメです。例えURLであったとしても必ず大文字にしておく必要があります。
例
ｈｔｔｐ：ｎｏｔｅ１００ｙｅｎ．ｃｏｍ ← OK
普段半角英数のURLを見慣れていると、とんでもなく気持ち悪く見えますが仕方がありません。割り切ってF9連打しましょう。
