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2015-01-13

年が明けてしばらく経ったのでScanSnap iX100スノーホワイトで年賀状整理をする

年も明けてなんだかんだと10日以上経過しました。
年末年始の特別な空気感からようやく普通の日常に戻ってきたような気がします。

さて、そろそろお正月の後始末も済ませておかなければなりません。
その筆頭が年賀状の整理。

TwitterやSNSでの投稿を見ていると、年末近くには「年賀状の用意をしないと」とか「年賀状がまだ出せてない」とか「この忙しい時期に」といったような声があちこちで見受けられましたが、この習慣をそこまでして維持する必要は果たしてあるのか?という疑問は尽きません。

元々年賀状という制度自体、明治以降にできた慣習であり、それも直接会えない人に挨拶代わりとして送るといういわば横着の結果として生まれたようなもの。

直接会う代わりのメッセージ、という意味ならFacebookやLINEなどのSNSでもいいはずです。

自営業をやっていると年賀状は大事と言われがちですが、身内の外資系企業などは年賀状なんて習慣全くありませんが普通に仕事は回っています。

行政書士の世界でも有名な地元の先生など、出さなければいけない年賀状が500通を超えてきたという状態になり、もう大変だから今年から出さない事にしたという人もいました。それで全然問題ないと思います。

何やらかなり話がそれましたが年賀状の整理について。
昔は届いた年賀状を束にしてまとめ、保管して次の年に送るときの住所録代わりにしたりしていました。
保管するもののいつ処分をしていいのかもわからず、年々たまっていく一方。

この状況が2年ほど前から変わりました。
理由はドキュメントスキャナのScanSnap S1100を手にれたから。
ScanSnap S1100でスキャンしEvernoteに保存しておく事で場所をとらず自然に簡易的な住所録代わりにもなりました。

今年もそんな感じで整理していきたいと思います。
ただし使用するのはS100ではなく、PFUさんより提供していただいているiX100 スノーホワイト

ScanSnap iX100で年賀状を取り込む

iX500のように連続で取り込めるようなScanSnapであれば、年賀状が何十枚あろうとも一度セットしてしまえば(上限数はありますけれども)放置しておけばOK。

でもiX100はそんな事はできませんので全て手差し。このあたりはS1100の頃から変わらず。

ScanSnap Evernote Editionもあるので別にこちらでも良さそうな気もしますが、やはり常日頃パソコンの隣へすっきり収まってくれているiX100のほうが取り回しがよくて使いやすいです。
バッテリー駆動でコードレスなので机の上がごちゃごちゃっとしていても隙間をぬって活躍してくれるので。

それではスキャンしていきます。まずは設定から。
読み取りモードの設定はほとんど全部自動に。

ファイル形式は裏表両面でひとつのファイルにするのでPDにF。
一応「検索可能なPDFにします」にチェックを入れておきます。

昔は「検索可能なPDFにします」の処理をScanSnap側でせず全部取り込んでからAdobe AcrobatでOCR処理を行っていました。
なんだか処理に時間がかかりそうな気がしていたからです。

でもスキャンしながらOCRをかけても、はがきぐらいの文章量ではほとんど時間がかからないので、最近では読み取りとOCR処理をまとめてする事にしています。

この辺の設定に関してはそれぞれの好みでいいかと。

早速スキャン開始。

昨年同じ事をしていた時と比べて、あらためてS1100とiX100のスキャンスピードの違いがよくわかります。
iX100の読み取りスピードが圧倒的。作業がサクサク進みます。

スキャンした年賀状データはEvernoteへ

年賀状を全てパソコンへ取り込めたらあとは保存。
フォルダを作成してその中に保存していてもいいですが、どこに何があるかわからなくなるようならEvernoteへ送り込んでおけば、そんなに管理で頭を悩ませる必要がなくなります。

自分の場合は「年賀状保存」と「年賀状一時保存」の二つのノートブックを作成して使い分けています。
今年2015年に届いた年賀状は「年賀状一時保存」のノートブックへ。
それより前の年の年賀状については「年賀状保存」のノートブックへ。

来年2016年になれば「年賀状一時保存」の中身を「年賀状保存」へ移動させます。
そしてまた2016年に届いた分をスキャンして「年賀状一時保存」のノートブックへ保存、という使い方。

これにより「去年誰から年賀状来てたっけ?」というのが一目で確認できるようになるので地味に便利です。OCR処理をしているので、年賀状お年玉抽選の番号照会もそのノートブック内に検索をかけるだけで手早く済みます。

関係ないですけど、年賀状お年玉くじっていつの間にか現金がもらえるようになってるんですね。

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