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2013-01-25

スキャンして放り込むだけ!-ScanSnapとEvernoteで簡単名刺管理

Evernoteを本格的に活用してみようと思い立った時、最もやりたかったのは名刺管理です。

独立して自営業をしていると(勤め人でも同じだと思いますが)名刺交換の機会は結構あります。年を重ねる毎にいただいた名刺がどんどん蓄積していく訳です。

Evernote Meetup Paris
Evernote Meetup Paris / Heisenberg Media

今までは一般的なカード保存用のクリアファイルで保存していました。
しかしこのファイルで保存する方法では色々問題点があります。
大きなものとしては

  • 検索ができない(探すのが大変)

  • うまく分類する方法がない

  • 全部を持ち運ぶわけにはいかない

  • 量が増え続ける

など。

だいたい後から名刺が必要になる場面というのは、その人の電話番号やメールアドレスなど連絡先が知りたい時です。

そんな時にクリアファイルをペラペラとめくりながら探すのですが、まあなかなか辿り着きません。

そもそもクリアファイルに突っ込んでいるような状態では、あとから追加される名刺を並べ直す事だけでも大変です。したがってタダでさえ面倒くさがりな自分にとって、分類がうまくいくはずもなくなおさらカオスな状態。

変にまじめに名刺をきっちり管理しようなんて考えていると、このあたりで心が折れます。結果いつまでも整理の進まない名刺のカタマリが肥大し続ける事になっていました。

これをEvernoteで管理した場合

  • 名刺内のテキスト情報で検索が可能

  • 検索できるのでそもそも分類する必要がない

  • PC・スマホやタブレット端末などで出先での確認が可能

  • データなので物理的な量は増えない

こんな風に改善されます。

そもそも年末年始で処理をしておこうと思っていたのですが、その期間あまりPCをちゃんと触れる環境にいなかったので、結局この時期までもつれ込んでしまいました。

そんな訳でさっそくと取りかかってみたいと思います。

名刺をスキャンして取り込み

P1010176

使用したのはScanSnap S1100

上位機種であるS1300等と違い、こちらは一枚一枚手差しで読み込ませる必要があります。

のんびりやっていきましょう。

ちなみに連携させてスキャンから直接Evernoteへ放り込むという方法はよく紹介されています。

が、以前Evernoteで年賀状管理する記事にも書いた通り、自分の場合は一度PDFをローカルでOCR処理してからEvernoteへ保存する癖がありますので今回もそのようにします。

読み取りモードの設定

sca_1

画質の選択: スーパーファイン
カラーモードの選択: カラー
読み取り面の選択: 片面(継続)

ファイル形式

sca_2

ファイル形式はPDF

よく考えられている名刺は必ずといっていいほど両面に情報が載っていますので、できれば裏表で1ファイルになるように取り込める方が望ましいです。
そう考えると必然的にファイル形式はPDF一択となります。

あとはひたすら読み取り作業。
ネットで動画でも見ながらのんびりと。

名刺PDFをOCR処理

ScanSnapでの取り込みが終わると大量のPDFファイルがローカルに保存されます。

2013y01m25d_181211420

ファイル名は取り込んだときの年月日表示のまま。
ファイル名を変更するのであればEvernoteに送り込んでからでいいです。

続いてAcrobat9を利用してまとめてOCR処理を行います。
この手順はなくてもいいような気もしますがやってしまいます。

sca_3

それなりに枚数がありますので処理に時間がかかります。
しばらく待ちます。

OCR処理が終わればPDF内のテキストが認識されますので、あとからの検索が容易となります。Evernoteのプレミアム会員でなくてもこれで大丈夫(のはず)。

この時に何枚か「Paper Capture認識サービスのエラーにより、ページを処理できません」とエラーが出て処理できないものが出てくる事があります。
大体デザインの凝った名刺に多い印象です。
これに関してはどうしようもなかったので、それはもう諦める事にしました。

Evernoteへ送り込む

後は「名刺」とか適当なノートブックを作成し、全部選択して「送る」でEvernoteへ放り込みます。

あまり大量に一度に送ろうとするとエラーが出る事がありますので、その時は小分けにして送り込みます。

結果こんな感じに取り込み完了。

2013y01m26d_002220060

ファイル名を名刺交換をした日付や場所にしても構いません。
そのあたりをタグで代用するのもいいと思います。

ただ現状あまりにもたくさんありますので今あるPDFにそれを行うのは大変。
これ以降追加していく分だけにしておいた方が良さそうです。

今後こんな感じに名刺管理をされる方は増えるように思いますが、そう考えるとOCR認識されやすいように名前には必ずふりがなが必要になるのではないでしょうか。

自分の普段使っている名刺も、データで保存される事を前提で記載内容を修正していく方がいいかなとふと考えたりしています。
(アルファベットでふりがなとかやめる方向で)

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