現在メインで使用しているメールアドレスは全て一度Gmailに転送し、Gmail経由でのみダウンロードするようにしています。こうしておけば後からメールを探すときにもGmailを検索すればいいだけなので非常に楽です。
またPC上ではメールソフトのThunderbirdを使用していますが、これはGmailへPOP3で接続し「Gmailのメールを受信トレイに残す」設定にしています。
これにより、ローカルで不要なメールをどんどん削除してもGmail上では削除されませんので、万が一大事なメールを間違って削除してしまっても大丈夫。
自動的にメールのバックアップをとっているような状態です。
Searching Gmail for Specific Filetypes / EvanWondrasek
ただしこの方法にはひとつだけ弱点がありました。
それは受信したメールは全てバックアップできるものの、Thunderbirdで送信したメールはGmailにバックアップできないという事です。
自分の送信済みメールを後から参照したり再利用したりする場面もありますので、できればThunderbirdから送信したメールもGmailでバックアップをとっておきたいところです。
目次
今までしていた外部メーラーから送信したメールをGmailの送信済みフォルダに保存する方法
そこで今まではこちらの方法でThunderbirdから送信したメールをGmailの送信済みフォルダに残すようにしていました。
ただこちらの方法では少し問題がありました。
それは上記の記事中にも書かれていますが、送信メールアドレスとサーバのアドレスが一致しないという点です。
この場合受け取る相手のメールソフトによっては（Outlookなど）、差出人に「次の人の代理で送信しました」というような表示がされる事があります。
送信元のメールアドレスだけでなく、送信サーバとして使っているGmailのメールアドレスまで相手方に見えてしまいます。
これはあまりよくわからない人から見れば、ちょっと不審な印象を与えるでしょう。最悪の場合は、メールと送信サーバのアドレスが一致しない為、相手のサーバに機械的にスパムと判定されてしまうケースも考えられます。
実際この状態で1年ほど運用してきた中で、スパム判定を受けたような状況は、こちらが知る限りありませんでしたがやはり不安要素はなくしておくべきでしょう。
GmailにBCCでメールを送信して送信済みフォルダへ残す
そこで今度は、Gmailのサーバを使用せずに外部のメーラーから送ったメールもGmailの送信済みフォルダに残す方法を使ってみる事にしました。
実はこちらの方が簡単です。
やり方は外部メーラー（自分の場合はThunderbird）でメールを送信する際に「BCCでGmailにも同じメールを送る」という方法。
もちろんただ普通にGmail宛てに送信しただけでは受信トレイに入るだけなので、Gmailの送信済みフォルダには入りません。
事前に少し設定が必要です。
Gmailでの事前設定
Gmailの設定から
アカウント画面でバックアップをとりたいメールアドレスを追加しておきます。
Gmailは送信元アドレスを基準としてメールの振り分けを行います。その為ここへメールアドレスを追加しておけば、以後そのメールアドレスから送信される毎にGmailの送信済みフォルダへと自動的に振り分けてくれるようになります。
あとはメールを作成する時にBCCへGmailのアドレスを入力すればいいだけ。
ただ毎回手作業でBCCを入力しているとかなり面倒です。
その場合はThundebirdの設定でBCCが自動挿入されるようにしておけば大丈夫。↓
何故か送信済みフォルダだけでなく受信トレイにも入る
ただ、こちらの方法を知っていて最初にやらなかったのには理由があります。
それは確かにBCCで送ったメールを送信済みトレイに振り分けてくれるものの、それだけでなく何故か受信トレイにも入ってくるからでした。
自分宛のメールが届くのは仕方がない
単純に自分宛にBCCで送ったメールをGmailの受信トレイに表示させないという事は可能です。
それはバックアップをとりたいメールアドレスからメールを受信した際に、自動でアーカイブされるように設定すればいいだけです。
しかし、これでは単純にGmailの受信トレイに表示されなくなるだけで、Thunderbirdでダウンロードすれば普通に自分宛のメールがダウンロードされてしまいます。
それを保存していても仕方がないのでローカルではすぐに削除。
この手間が面倒だったのです。
これはどうにかならないかと思って色々調べてみたのですが、今のところ自分の知識ではどうにもならないので諦めました。
おとなしく自分宛のメールはThunderbird上では都度々々削除する事にします。
メーリングリストに送ったメールは送信済みトレイにしか保存されない
単に自分宛に送ったメールが全て送信済みトレイと受信トレイに保存されるのならそれはそれで納得できます。
不思議なのはメーリングリストに送ったメール（メーリングリストに送ったメールは送信メールがそのまま返ってきます）は受信トレイに入らず送信済みトレイにのみ保存される事です。
むしろそっちで困っている人も多い様子です。
このメーリングリストを利用した際におこる挙動（自分宛のメールが受信トレイに入らず送信済みにのみ格納されPOPでアクセスしてもダウンロードできない）こそまさに求めているものなのですが、通常にBCCで送った場合には動作してくれません。
なかなか思うようにならないものです。