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2011-02-02

ほんの数行で「感謝」と「お願い」の気持ちを伝える技術

サイトを作りネット上で依頼を受けるようになると、メールの使用頻度がかなり増加します。相手の時間を拘束してしまう電話に比べ、メールの場合は読みたい時に読めばいいので、そういった意味でも非常に便利です。

業務内容によっては、まだまだ電話とFAXのみで依頼から業務完了まで済む事が多い業界もありますので、一概にメールのみで全て済むという訳にはいきませんが、それでももはや必要不可欠なツールであるといえるでしょう。

しかしメールというのは便利な反面、文章のみのやりとりになる為誤解を招きやすいという側面もあります。友達とメールをしあうだけであれば何も考えなくてもかまわないでしょうが、やはりビジネスでメールを使うとなると、一定のマナーやルールが必要となってきます。

案外その事についてきちっと知識のある人はまだまだ少ないでしょう。特に士業の世界では。

ビジネス文書や挨拶文、手紙などには作法やマナーがあるということは浸透しています。教科書的な本もたくさんあるので学ぼうとすればいくらでも勉強できます。

とは言え、メールもしくはビジネスメールについては、基本的なマナーについて書いているものはなかなかありませんでした。

そこで今回、ちょっと読んでみたのがこちらの本。

目次

第1章
これだけは知っておきたい!メールの基本ルール&マナー

第2章
疑問・悩みを一発解決!メールの書き方Q&A

第3章
こんなときはどう書く?シチュエーション別NGメールとOKメール

第4章
どう対処すればいい?ビジネスメールのトラブル解決法

第5章
これをマスターして一歩先へ!超効率ビジネスメールのテクニック

ビジネスメールにおけるマナーやルールについて非常に基本的なところから解説されています。

ちょっとしたことですが、メールの締めの挨拶文例などはそのままコピペで使用することができ、非常に助かります。

なかでも特に参考になったのは第3章の中にある

  • 返事が来ないので催促したい

  • 依頼を断りたい

こういった時のメール文例です。

こんな場面はよくある訳ではありませんが、たまに出くわします。

そんな時、いかにカドを立てずにこちらの意思を伝えるか。

今までそんなシチュエーションでメール1通書くのにものすごく時間がかかっていたので、この本を参考にすれば、かなりショートカット出来そうです。

また、文章が長くなった時にきちんと意図が伝わる為の文章構成として、「PREP法」が紹介されていましたが、これはメール以外の文章においても十分に応用が効くものであり、自分の書いたものにも当てはめて再度見直す事で文章術のレベルアップが図れそうです。

メールの返信などにどうしても時間がかかって苦手意識のある人は一読してみて損はしないと思います。

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