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2011-01-20

考えすぎて書けない人のための1分間メール術

メールが苦手という人の理由として、書くのに時間がかかるという事があります。

親しい友人相手のやりとりならともかく、ビジネス上での取引先、依頼人宛のメールなら書くうえでそれなりの作法が必要。

Pen en papier / Pen and paper
Pen en papier / Pen and paper / Nationaal Archief

実際、全くの白紙の状態からきちっと体裁を整え、なおかつ失礼のないように文章を作り上げるのは非常に手間のかかることです。
結果、メールの処理に膨大な時間がかかってしまう事に。

そんな時に便利なのがテンプレートです。

メール文の雛形や文例集をパターンに応じて多数用意しておけば、後は状況に応じてカスタムしつつコピー&ペーストするだけで、相手に対して失礼でなく、なおかつスピーディーにメールを書くことが可能となります。

自分も常日頃から意識してこのメールのテンプレートを集めるようにしています。

色んな人とのメールのやりとりの中で、説明のうまい人、言い回しの上手なメールなどがあれば用途毎に分類してそれを保存しておき、(ちなみにFitznoteにメールテンプレのフォルダを作成して放り込んでいます)自分の使い方にあったように修正して使い回します。

場合によっては迷惑メールなどからも学べるべき点はあったりもします。

またそれ以外にも、メール文例集などを一冊ぐらい買って手もとに置いておくと非常に重宝します。

例えばこの本など

目次
第1章 これさえ気をつければOK!ビジネスメールの5カ条+α
     ~メールの基本のキホン~

第2章 メールの書き出しから結びの一文まで
     ~押さえておきたいメールの基本スタイル~

第3章 ピッタリの文例が必ず見つかる!ビジネスメール文例集
   ~コピペでOK!簡潔に、わかりやすく、心が伝わる!文例集~

第4章 こんなときどうする?メールの困ったQ&A
     ~よくある質問10をまず押さえよう!~

第5章 厳選15フレーズ!言いかえフレーズ集
     ~これでもう言い回しに困らない!~

ビジネスメールにおける基本作法や、そもそもの考え方などは他のメール関係の本とも被っているところは多いですが(何事も基本の部分というのは同じものなので)、なによりも豊富な文例集が記載されています。

また本を購入するとメール文例集のコピー&ペースト用の公式サイトのアドレスにアクセスすることが出来るようになります。

個人的にはこの公式サイトが利用できることが相当便利でありがたく、それだけでもおすすめできる1冊。

日常的にビジネスメールをよく使う人であれば、買ってすぐ活用できる場面があるでしょう。

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