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2012-08-29

公証役場へ定款認証の電子申請をしてから、一体いつまでに認証に行かなければいけないかについてのあれこれ

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堺公証役場。
なんだか妙な天気で移動が不安でしたが、とりあえず定款の認証は無事に終了。

昔ながらの紙による定款認証ではなく、電子申請による電子定款認証です。
この場合は、電子申請をするとは言ってもすべてがネット経由で完結する訳ではなく、必ず公証役場へ認証済み定款データを受け取りにいかないといけません。

今回公証役場へ来ていたのはそういった事情によるものです。

この案件はずいぶん前に依頼されたものでした。
公証役場へ電子申請をしたのが7月の終わり頃。

電子申請をしてから約一ヶ月ほど経過しての定款認証です。

このように、電子申請をしてから実際に定款の認証をするまでに時間が空くことは時々あります。特にかなり余裕を持ったスケジュールで案件を進めている時などは、そうなったりもします。

では、この電子申請をしてから実際に定款認証に足を運ぶまで、最大でどの程度の間が空いてもいいのでしょうか?

Day [009]  Schedule.
Day [009] Schedule. / Sadie Hernandez

その質問については「そこの公証役場による」というのが答えです。

自分の経験では、公証役場へ定款内容の確認を行い、電子申請をしてから半年後に認証をした事があります。公証役場によってはこれでも大丈夫。
(ただし印鑑証明書の日付の問題もありますので手間はかかりますが)

「公証役場による」というのは、これが法的な理由で期限が決められているのではなく、単純にシステムの都合によってどの程度データを保持しておけるかが制限される為です。つまりそれぞれの公証役場にあるPCの要領の都合。

全国各地、あちこちの公証役場で定款の認証をしていると「いつ電子申請をするのか」という扱いは場所によって様々です。

もちろん大阪の中でも(現在、大阪には13カ所に公証役場があります)それぞれ取り扱いが違ってきます。

場所によっては、午前中に定款認証を行うのであれば前日の昼以降に申請、午後から認証をするのであれば当日の午前中に申請を行わなければならない所もあります。

かと思えば、「いつ申請を上げておいてくれてもいいですよ」というような公証役場も。

たいていの場合、最初に定款内容のチェックをしてもらう時に聞けば説明をしてもらえます。場所によっては、細かな手順についての書面をFAXをしてくれるようなところもあり、非常に助かります。

このように、定款を作成し電子申請をしてから認証までは特に期限のようなものはありません。

また定款認証を終えてから登記申請までも特に期限というものはありません。
実際に定款を認証してから登記申請したのが半年後などという事もありました。

ただし【発起人が定めた日】か【取締役が調査を終えた日】から二週間以内に設立登記の申請をしなければならないとされているので、そこには注意が必要です。
(会社法911条)

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